Meiliana: Kearsipan, Masalah Kecil

04 April 2016 Jam 00:00:00 Humas Prov. Kaltim Pembangunan 1051 kali

BALIKPAPAN. Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim, khususnya pada Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi Bagian Administrasi Umum merupakan pengelola arsip in aktif statis, dan pemelihara arsip statis berdasarkan ketentuan sebelum diserahkan ke Badan Arsip Daerah.

Namun demikian, hingga kini kita tidak lepas dari permasalahan administrasi kerasipan, meskipun berbagai pembenahan sudah dilakukan. Hal tersebut terjadi karena masalah kearsipan memang bersifat dinamis, bisa berubah sesuai perkembangan dan adanya kebijakan atau per-aturan pemerintah. Selain itu, tidak jarang pula permasalah disebabkan karena lemahnya sumber daya manusia (SDM) dan budaya kerja yang tidak baik.

Hal tersebut dikemukakan Gubernur Kaltim Dr H Awang Faroek Ishak yang diwakili Plh Sekdaprov Kaltim yang juga Asisten Bidang Administrasi Umum Dr Meiliana pada pembukaan In House Training Kearsipan di Lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim Tahun 2016, di Balikpapan, Rabu malam (30/3).

Meiliana yang kini Asisten I Bidang Pemerintahan mengatakan, permasalahan kearsipan sebenarnya masalah kecil, tetapi sering diabaikan dan pengelolaannya tidak serius. Beberapa masalah yang sering terjadi antara lain dalam hal kesalahan penggunaan sistem pengolahan (klasifikasi), organisasi dan perumusan tanggung jawab serta kekuasaan yang tidak jelas, para pegawai yang tidak terlatih, tidak ada prosedur kearsipan tertentu, kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat, khususnya surat-surat yang dipinjam maupun yang akan dikembalikan.

Selain itu, masih juga sering ditemukan masalah terkait dengan Tata Naskah. Terkait dengan non kebahasaan seperti bentuk surat, jenis kertas, stempel dinas, amplop yang digunakan dan penyimpanan arsip, sedang-kan masalah kebahasaan antara lain kesalahan ejaan, kesalahan pemilihan kata, kesalahan makna kalimat, dan kesalahan komposisi kalimat yang jarang mendapat perhatian.

Untuk itu diperlukan pemahaman yang benar terutama tentang Tata Naskah Dinas Pemprov Kaltim berdasarkan Peraturan Gubernur (Pergub) No.40 Tahun 2010 yang disesuaikan dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) No.54 Tahun 2009.

“Sehubungan dengan itulah, saya menganggap penting dilaksanakannya kegiatan in house training ini dalam rangka meningkatkan wawasan, pengetahuan dan mem-berikan bekal keterampilan bagi Pegawai Administrasi tentang pengelolaan arsip yang andal, serta pemanfaatan arsip yang sesuai dengan ketentuan per-Undang-unda-ngan, yaitu UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” kata Meiliana.

Dia berharap, dengan kegiatan in house training ini akan dapat disamakan persepsi dan sinkronisasi mengenai pengolahan (klasifikasi) adminstrasi kearsipan di lingku-ngan Setdaprov Kaltim, khususnya peningkatan kualitas pelayanan Biro Umum kepada pengguna layanan dan sebagai acuan pengembangan penyusunan Standar Pelayanan.(ri/hmsprov)

Berita Terkait