Arsip Harus Dijaga dan Dikelola Dengan Baik

22 April 2014 Jam 00:00:00 Humas Prov. Kaltim Kearsipan 6473 kali

Bimtek Pengelolaan Arsip Dinamis

SAMARINDA – Keberadaan dokumen arsip sangat penting bagi kegiatan pemerintahan, karena berfungsi sebagai pertanggungjawaban pemerintah terhadap pelaksanaan undang-undang dan pengambilan keputusan.

Karena itu, diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang baik dan bisa tertata, sehingga mudah dicari saat diperlukan. Agar dokumen arsip terjaga dengan baik, diperlukan petugas yang memilik tanggungjawab dalam pengelolaan arsip yang dinamis dan bertanggungjawab.

"Dengan pengelolaan yang dinamis, tentunya menjamin ketersediaan arsip pada penyelenggaraan kegiatan, sekaligus sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Diperlukan sistem kearsipan andal, sistematis, utuh, menyeluruh, sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan," kata Wakil Gubernur Kaltim, HM Mukmin Faisyal dalam sambutan tertulis yang disampaikan Asisten IV Sekprov Kaltim H Sofyan Helmi pada Bimbingan Teknis tentang Pengelolaan Arsip Dinamis di Ruang Bina Bangsa Kantor Kesbangpol Kaltim, Senin (21/4).

Dia mengatakan, arsip merupakan rekaman peristiwa atau suatu kegiatan dalam penyelenggaraan pemerintah yang dapat dijadikan bukti otentik yang sah, sehingga kearispan harus dijaga dengan baik.

Melalui Bimtek tersebut, diharapkan tercipta pengelolaan yang dinamis yang merupakan sebuah proses pengendalian arsip yang dilakukan secara efisien, efektif, sistematis dan lengkap yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.

Kepada Badan Arsip Daerah Kaltim untuk terus selalu meningkatkan pembinaan kearsipan melalui pelatihan-pelatihan kearsipan yang sifatnya membangun sumber daya aparatur, sehingga transformasi keilmuan dapat terus berlanjut dan berkesinambungan.

Sementara itu, Kepala Badan Arsip Daerah Kaltim Mariansyah mengatakan, sebuah organisasi apapapun bentuk dan namanya membutuhkan kecepatan akses dan ketersediaan informasi yang lengkap guna pelaksanaan kegiatan fungsi organisasi tersebut.

"Karena kecepatan dan ketersediaan informasi tidak dapat disajikan tanpa dibarenggi pola pengendalian arsip yang efisien,efektif dan lengkap berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan," ungkapnya.

Selain itu pola pengendalian arsip yang terekam secara efisien ,efektif dan lengkap dimulai dari penciptaan, pengunaan dan pemeliharaan serta penyusutan yang dimaknai sebagai pengelolaan arsip dinamis.

Bimtek dijadwalkan dua hari, 21-22 April yang diiukti oleh sejumlah petugas Arsif dari kabupaten/kota se-Kaltim dan Kaltara dengan nara sumber dari Badan Arsip Daerah Kaltim dan Biro Organisasi Sekprov Kaltim.(sar/es/hmsprov).

Berita Terkait