Gerakan Siaga Arsip. Antisipasi Bencana Hilangkan Arsip Keluarga

23 Agustus 2022 Jam 16:05:03 Cinthia Kearsipan 230 kali

Foto Yuvita Indrasari / Biro Administrasi Pimpinan Setda Provinsi Kalimantan Timur

SAMARINDA - Penekanan tombol sirine oleh Wakil Gubernur Kaltim H Hadi Mulyadi menjadi penanda launching Gerakan Selamatkan Informasi Arsip Keluarga (Siaga) Arsip.

Peluncuran Gerakan Siaga Arsip Keluarga digagas oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DKP) Provinsi Kaltim yang dilaksanakan di Ruang Poldas Bappeda Kaltim, Senin (22/8/2022).

Menurut Kepala DKP Kaltim HM Syafranuddin, Gerakan Siaga Arsip merupakan langkah konkrit sekaligus upaya pemerintah melindungi dokumen penting warganya.

"Gerakan Siaga Arsip ini langkah nyata kita mengamankan dokumen penting warga dampak terjadi bencana," ungkap Ivan, biasa Syafranuddin disapa.

Dia pun bercerita belajar dari pengalaman ketika masih aktif di bidang kedaruratan dan logistik Badan Penanggulangan Bencana Daerah, dimana dirinya melihat warga terkena bencana banjir atau pun kebakaran yang menghilangkan dokumen-dokumen penting warga.

"Melalui Siaga Arsip inilah kita bantu warga mengamankan dokumen penting mereka. Silakan masyarakat menyimpan data atau dokumen penting keluarganya," ujarnya.

Lebih jauh Ivan menjelaskan dokumen warga tidak perlu aslinya yang disimpan, tetapi petugas kearsipan akan melakukan scanner dokumen untuk disimpan.

"Jadi yang kami simpan bukan data atau dokumen aslinya, tapi dalam bentuk scanner dan sewaktu-waktu diperlukan pihak keluarga, maka akan kita berikan dalam bentuk print out. Sedangkan dokumen scannernya kita simpan kembali," beber mantan Kepala Biro Adpim Setda Provinsi Kaltim ini.

Ivan mengakui saat ini ada sistem teknologi informasi (google drive) yang dimanfaatkan untuk menyimpan dokumen atau data pribadi, namun terkendala batas waktu.

Selain itu, jika seseorang yang menyimpan data itu meninggal dunia, maka orang lain akan kesulitan membuka google drive sebab menggunakan password.

"Berbeda ketika data atau dokumen penting keluarga tersimpan di Program Siaga Arsip. Dimana, pihak keluarga atau ahli warisnya cukup menunjukkan dokumen asli, maka petugas langsung membuka file data mereka diprogram," jelas Ivan.

Ivan pun berharap Gerakan Siaga Arsip bagian upaya tertib arsip secara umum bagi masyarakat.

"Terpenting, kita selaku instansi pemerintah dan pelayan masyarakat lebih dulu harus tertib arsipnya, sehingga dalam memberikan pelayanan pun bisa lebih maksimal," pungkasnya.(yans/sul/adpimprov kaltim)